つくる会 第一回打合せ(2018/2/17) 議事メモ

「ハイムのひろば」をつくる会 第一回打合せ 議事メモ

開催日:2018/2/17

場所:集会室洋室

参加者:池原、駒形、齋藤、西、渡邉、渡辺、山根、杉山

議事内容:

1.本日の趣旨説明(山根さん)

本日「ハイムのひろば」をつくる会を発足する。

開催案内をメールした11名(東、池原、上原、駒形、齋藤、鈴木、西、渡邉、渡辺、山根、杉山)に運営指針を確認した上で応募いただいており、チャーターメンバーとしてHPの運営実務を担っていただく。

2.自己紹介

3.会の基本的な運営方針について(山根さん)

・この会は、自由意志で参加するものだが、メンバーの提案や意見を聞いてまとめる世話人の役割をする。コーディネーターが必要と考える。  →山根さんが理事ということもあり自ら手を挙げメンバーの賛同にて決定。

・WordPressの功労者は西さんであり、今後、支障なく進めるには、優れた経験をお持ちで、どういうことができるか、どのようにやればよいかを判断できるので、グランドデザイン(設計)の役割を担って技術的な部分に注力していただきたい。  →ご自分の経験からの提案は可能ということで、西さんにご了承いただいた。

・パスワードの言葉を決めるなど、それをしないと進めないようなことを全員に図るのではなく、幹事2,3名で事務的に決めて進めてはどうか。  →西さん、山根さん、杉山の3名が幹事に決定。

4.サイトのリニューアル状況の確認

・コンテンツを一つづつ画面で確認。

5.サーバー切り替えの状況

現行サイトは、HPBSに構築、公開していたが、今後は、ロリポップサーバに構築し、公開しようとしている。  http://heimnohiroba.com/ の独自ドメイン名をロリポップサーバで使うために移管作業している。

移管完了すると現行サイトが見られなくなってしまうため、ロリポップサーバで見られるようにしようとしている。  独自ドメイン名を新サイトで継続する前提。

移管→ロリポップサーバで有効にする。  独自ドメインは、サブドメインが作成できる。  →同じサーバ内にフォルダを分けておく。

3月いっぱいは、ロリポップサーバで、旧サイトも見られるようにしておく。(新旧併存)  仮に4月に新サイトを公式オープンするときにドメイン切り替えをする。

旧サイトの閲覧数は、20件/日くらい。急に見られなくなるのはよくないので、一か月は維持する。

只今、ドメイン切り替え中で約一週間、旧サイトが見られない状態。

本件は、エントランス掲示板にて告知している。

旧サイトそのものは、新サイト立ち上げで、やめる予定だが、新サイトで何が起こるかわからないので、  一時的に平行運用する。

6.つくる会サイトについて  情報共有のためにつくった。すでに議事メモなどを掲載している。

今後、確認事項もここを活用していく。

7.正式オープンまでにやるべき項目の確認

・メニューは、現在の4つ(ホーム、ハイムのHOTな話、ハイムに暮らす、ハイムを支える)で進める。

・言葉を合わせるために、頭に「ハイム」をつけたが、ハイムのHOTな話には、ハイム内のことだけしか載せない?  (近隣の話題はNG?)  →ハイム住人に関係があればOK

・植栽の内容が相変わらずだが。  →担当理事に依頼したが、掲載するものはない。との回答。   緑の環境委員会の最新活動報告を提供いただこうと思う。

文書でまとめられたものがあれば、どのように載せるか判断する。   再度、その旨、担当理事に依頼する。(山根さん)

なお、防災は、2月末までに写真含め原稿を提供いただける予定。

・オープンまでの縛りではないが、理事長より「ハイムだより」を創刊から載せてほしいとの要望あり。

時間がかかる前提ではあるが、実施する。   旧サイトからの引越し方法を確定してから作業する。

・ハイムクラブの電話番号などの記載をどうするかは、各クラブ代表に確認中。

返事がきたところは、反映済。

ハイムに暮らす – ハイムクラブ – 一覧表  (〇は、済)

・新サイトは、もうこれで(公開しても)良いのでは。   理事会メンバーや新メンバーに見てもらって感想を聞いてみては。  ・あとは、投稿されたときに対応体制。

・投稿を受けるメールは全員が受ける。

・ドメインが切り替わったら、投稿を受けるメルアドの変更が必要。

・「投稿してみよう」のバナー作成中

・プロジェクトやタスクが出てきたときに、誰がやるのか決めるのはどうか。

初めから担当を決めると作業量が偏重しかねない。   例えば、過去のハイムだよりの掲載をメンバーで手分けするとか。

・1~2週間交替でやるというのもあり。

・投稿があって、ダメな(掲載できない)場合、あまり時間を置かずに先方にフィードバックが必要。

・投稿があったら、24時間以内にダメとの意見が出なければ、その月や週の担当者が掲載するなどでどうか。

・どのくらいの期間で持ち回るかは、始まってからでないとわからない。

・正式オープンをハイムだよりでお知らせするのがよい。

・エントランス掲示板の掲載をどうするか。

→持ち回りでよいのでは。   現状は、HiCの箱に掲示する紙が入れられており、管理事務所のコピー機でスキャンして   自分宛てに送信、PDFになる。それを新サイトに載せている。(旧サイトは佐々木さんが掲載)

・掲示板の掲載を事務所に依頼するときは、データで送付することが大半なので、こちらにも送付して   もらえるとよい。  →その場合は、専用アカウントを作成してそちらへ。

・ID発行について   これまで全員のユーザ登録を管理者にしていたが、今後は、投稿と編集の作業がメインになる。   アカウントの乗っ取りなどのリスクを下げるために、幹事のみ管理者とし、皆は、編集者とする。

8.その他

・この度、退職される管理員の巻田さんは、暖かくなったころに車で日本一周の旅に出られるとのことで、   HPへの投稿を依頼し、快諾いただいた。

・新規に応募された3名の方は、投稿に興味をお持ちのよう。

・東さんは、投稿面でサポートいただく。

・次回会合は、従来通り予約状況をみて日程調整の上連絡する。

以上


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