つくる会 第12回1/27打合せ 議事メモ

「ハイムのひろば」をつくる会 第12回打合せ 議事メモ

開催日:2019/1/27  場所:集会室洋室
参加者:駒形、齋藤、竹ノ内、鈴木、西、宮川、宮田、渡辺、渡邉、山根、杉山
議事内容:

1.個人情報の扱いについて

1/10発信メール([ML-tsukurukai :784] ハイムクラブ代表の個人情報公開の件について)
の内容について経緯を事実に則して幹事会より情報共有あり。
(なお本件を本日採り上げるのは、個人を批判したり責任を問うたりするためでなく、
つくる会として情報を共有し、問題を解決するためとの説明あり。)

・ハイムクラブ代表の電話番号掲載が、個人情報の取り扱いとして問題がないかとの指摘に対し、昨年末に幹事会として情報共有し協議結果、1/27(本日)の打合せ議題にすることにした。
リニューアルの際は各代表に確認して正当な手続きを踏んで掲載したとの認識があり、本人への確認プロセスも事実確認済。
年明け後(1/9)池原さんから各代表に連絡をとり、改めて意向確認され、要望にしたがい10人中9人の電話番号を削除した旨のメール報告があった。
1月16日(水)ご本人に幹事会として事実確認のため聴取を行った。
なお、電話番号はクラブ紹介にはまだ掲載されているので見直す必要がある。

出席者の発言内容

→電話番号が個人情報で掲載が危ないというなら、本名を出しているほうが危ないのでは。

→重要度、緊急度を鑑みて掲載内容を個人の判断で修正(本来はすべきではないが)した場合は、打ち合わせの場でメンバーに説明が必要。

→個人としてどのような意見があっても独善的にならずにメンバーに諮って対応すべき。
各クラブへのコンタクトを毎回違う人が行うと、クラブ側からつくる会の誰に話してよいかわからなくなるので、一本化したほうがよい。

→HPリニューアルに際して各代表に確認したときは、電話番号や部屋番号を出してもいいといわれる方がいて意外に思ったことを覚えている。その後、アクセス数が増えて、HPでも以前より目立つようになり、出すことに抵抗をもつようになったことは理解できるし、斟酌してもいいと思う。

→クラブの表が下にあるとわかりにくいといわれて、勉強会で相談しメニューにいれたのが(今回の各代表への意向確認の)きっかけ。

→クラブ紹介のところの電話番号を消すときにほかに修正することがないか(各クラブに)確認してはどうか。

→(各代表の意向が当初と変わったのは)HPがよく見られるようになってクラブ代表の意識がかわったのでは。
オレオレ詐欺などまでを考えたら、連絡先を一切載せないという考えもある。

・クラブ代表へ経緯説明と報告、ならびに確認を求めるレターを作成することを決定。

→前回2月に確認しているので1年経って情報の見直しということにすればよいのでは。

・今後、ルール、マナーとしては、載せた人の了解をとってから編集する。

2.その他報告事項

・美術館
もりもとたかしさんの作品は、季節限定で載せていたので、やめようと本人に打診した
ところ、了解しながらも残念そうだったので、引き続き載せることとしたい(全員了解)。

・日程の件
幹事会としての理解は、今まで経緯を経た結果として日曜の設定に至っており、改めてどの曜日・時間帯が良いかと全員にアンケートをとる必要性はないと判断した。
先般のメールで都合について確認し、日曜が比較的皆がでられて、集会室の利用状況とあわせていまの日程になっていることを説明し、皆さんの意見を聴いたのが前回のメールで有り、アンケートの代わりとしたもの。結果としてほぼ全員から趣旨を理解いただき賛同する旨の回答をいただいたことの報告あり。

今後、原則として例月最終日曜日の16:00~18:00にて設定する。

来月以降の開催予定 2/24、3/31

・理事会より連絡事項 防災マグネットシートについて
災害時に安否確認に使用できる防災マグネットシートが3月か4月に配布される予定。
運用についてエントランス掲示板に貼られるので、それに合わせてハイムのひろばに掲載したい。

・パスワード変更について
heim2019に変えるタイミングをいつにするか。
次期ハイムだよりは、3月頃発行の見込み。
→4月に変更可能

・ハイムだよりのリンク書き換え
過去のハイムだよりへのリンク張替えを駒形さんが作業いただき完了。

以上

杉山


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