つくる会 第2回打合せ 議事メモ

「ハイムのひろば」をつくる会 第2回打合せ 議事メモ
開催日:2018/3/10  場所:集会室洋室
参加者:池原、駒形、鈴木、西、渡辺、山根、杉山
議事内容:
・初めに、西さんより、つくる会の代表もしくは、会長と名のつく人が対外的にいたほうがよく、まとめ役の山根さんが、実体としてその役割をされているので適任と思うとの提案があり、メンバー賛成、山根さんも任期中は、やっていただけるとことで了承いただいた。
1. 外部投稿への対応の仕方
・事前に西さんより展開した案を鈴木さん作成のフローに照らして以下を確認、決定。
 (手順詳細は、山根さんがマニュアルを作成、つくる会サイトに掲載済。)
 投稿メールを幹事3名が受信(山根さんだけで機能するが、サブであとの2名も受信)
 ↓
 山根さんのメールから、つくる会メンバーへ転送
 ↓
 メンバー全員で投稿内容を確認、ネガティブ要因がある場合は、投稿から48時間以内にメンバーに共有し対応を決定する。
 ↓
 その月の当番は、投稿から72時間以内を目安に次の対応をする。
  ・掲載不可が決定した投稿については、投稿者へその旨を返信する。
  ・48時間以内にネガティブ要因の指摘がない投稿を掲載する。その際、相手に返信は不要。
・投稿者への返信する際のアドレスは?
→メーリングリストに返信すると、受けたメールアドレスからの返信になる。
 個人のアドレスでの返信は、一般的。
 ハイムのひろばのアドレスを各自のメールソフトにアカウント追加しても使用できる。
・投稿者とやり取りするときは、つくる会メーリングリストをCCに入れるようにする。
 (tsukurukai@ml.heimnohiroba.com 西さん設定済)
・コンタクトフォームには、部屋番号を入れてもらう?
→直に連絡の必要があるときは、メールで確認すればよい。
 本名の記載も壁になるので、投稿しやすくするためには、部屋番号なし、ハンドルネーム可とする。
◆投稿受付の持ち回り期間について
チーム編成(案)
4月・・・鈴木・齋藤
5月・・・渡辺由・山根
6月・・・上原・杉山
7月・・・渡邉宜・西
8月・・・駒形・池原
9月以降は上記を繰り返す。
・一か月という期間は、キリが良く、当番期間を認識しやすい。
・PVが一万あるようなサイトでも投稿は少ないので、閲覧者が増えたとしても
 投稿は週に1回あるかどうかと推測する。
 もし日に数件くるようなら、担当者任せにせず、応援する。
 負担になるようなら、その時、別のやり方を考えてはどうか。
・今回のシフトは、試運転と思う。
 人それぞれ出来ること、やりたいことが違うのが前提で会に参加している中で、
 メンバーだからと、こういう体制に一律に組み込まれることに負担を感じ、
 会から離れてしまう心配もあるのでは。
→どのくらいの負担になるかの試運転になる。
・つくる会の姿勢として、全員に同じ仕事を振るのはどうなのか。
→いろんな参加の仕方があるので、全員参加で同じ仕事をまずやってみることを提案する。
 始める前から難しく考えすぎてシフトに入るメンバーが減ってしまうと、当番が回ってくる
 回数が増え、かえって負担が増してしまうことになる。
ということで、投稿は当番の負担になるほどには来ないだろうとの見通しで、
上記2人体制のシフトでまずは、始めてみる。
2.フォトコンテストについて
西さんより原案の説明。
 写真をメール添付で受付、紙(プリント)でも受け付ける。
 投票は、同じIPアドレスから連続投票はできない仕組み。(間に別の人が投票すれば、また投票が可能)
 (別の写真への)複数投票は可能。
 集計は、フォトコンテスト実行委員会(西さん、山根さん)で実施する。
 テーマ/ジャンルは問わない。
 得票数で1位~3位を決定、捨てがたい作品があれば、特別賞とする。
・出してもらうためのキャンペーンが必要。
→ハイムだよりに掲載する。
 掲示板に貼るポスターを作る(山根さん:作成済)
・インスタグラムの講習会をやれば応募があるのでは。
→希望人数が多ければマニュアルを作って配ることもできる。
3. 4月1日正式オープンに向けて、3月中にやるべき事項の確認
 HOTな話は、メンバーで話題を投稿する。正式オープンすれば、増えると思うので様子を見る。
 右側メニューとの長さのバランスも見ながら調整する。
 つくる会サイトは、最初に作成したサイトがプラグインによって壊れて復旧できないため、
 臨時で作った方のサイトを正式なサイトにする。
 元のサイトに載せたものも、データベースから持ってきて揃っているはず。
 左に「投稿処理室」バナーを設置。投稿を処理した際の共有事項などあれば蓄積する。
4. 4月刊行の「ハイムだより」掲載記事について
 HPリニューアルの記事が多分P2、P3見開きで掲載される予定。
 HPの図解で出したい。
 (山根さんが掲載用原稿作成、メンバーに展開済)
5.その他
 ・ハイムクラブの問い合わせ先掲載について
  ハイムクラブは、大所帯で、老人クラブの予算取りのために便宜上、4つに分かれて
  それぞれ代表者がおり、また、実際の代表とのやり取りでは、メール返信があったのは、
  半数ほどであり、問い合わせがあった場合に対応ができる状況ではないため、
  問い合わせ先は、掲載しない。
 ・ガーデニングクラブのサイトは、外部サイトなので、こちらに移せば費用がかからなくなるのでは。
 →現在は、鈴木さん個人のメールと合わせてサイトをタダで作成できているが、
  投稿の部分にだけ費用が掛かっている状態。
 ・現在イベントカレンダーが、一番目立つ右上にあるので、一旦下の方へ移す。
 ・カウンターは、1000を超えたところ。公開と同時に0にする。
以上

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