議事録(2018/01/20)

杉山さんに作成いただいた議事録です。

リニューアル打合せ 議事メモ
開催日:2018/1/20  場所:集会室洋室
参加者:池原、市川、上原、駒形、鈴木、西、渡辺、山根、杉山
議事内容:
1.体制について
(下記議論の結果、理事3名が、つくる会に入るように再構成を考えることとなった)
 ・山根理事(以降、山と記載)より、1/6の理事会で話した内容の報告
  主に次の3点を理事会で説明した。
  ・これまでの経緯
  ・管理運営規約文案の提案
  (従来のHiC委員会にかえて「ハイムのひろば運営委員会」発足)
  ・今後のスケジュール
  重要なのは、今まで明確でなかった理事会の立ち位置を定めること。
  HPは管理組合が管理、運営していく形を提案し、次の理事会で承認を得る。
  「ハイムのひろば運営委員会」には、広報担当理事2名、副理事長1名を選出する。
  理事以外にも選出可能で、1名考えている。
  理事には、まだ一度もHPを見たことがない人が多数おり、理事会が携わることが
  重要とあらためて認識している。
  運営委員会は、HPのお世話係。実務で重要なのは、ボランティア組織(つくる会)。
  決して委員会が上部組織ではなく、作る会と一体となって更新の実務を担っていく。
  つくる会へ過度に依存しないように配慮する文言も規約に盛り込んでいる。
  つくる会は、やりたいことをやれる場と思って公募に応募していただきたい。
  住民が手作りでHPを運営しているところは、他にはあまりないと思われる。
  複数名での運営は、困難を伴うが、やる意義がある。
 →運営委員会とつくる会の二つに分かれている理由がわかりにくい。
  二つあることによってコミュニケーションが希薄になる恐れがある。
  皆が同じ役割でなくても、一つになって協力し、制作するという部分では、
  責任をもってやればよいのでは。
 山:実体としては、それに近づけたいと思っている。
   理事は、毎年変わるので、自動的に運営委員会に組み込まれる必要がある。
 →委員会ではなく、つくる会に入ればいいのでは。
 山:つくる会は、そのメンバーがある程度継続していただけると考えた。
 →運営委員会とつくる会の二層構造になっていて、その時々の理事会によっては、
  ほとんど無関心だったり、その反対だったりして、それに左右されるのではないか
  と危惧している。
  理事会がHPの責任を持つなら、一つの組織の中で理事が委員長なりでやっていけば
  よいのでは。
  また、理事会によっては、修繕や環境が大事な時期だったりで、HPに二人も三人も
  人数を割けないこともあるのでは。
 山:HPの運用を継続させていく体制が必要。そういう意味で三人の理事が携わる。
  代によって濃淡はあるにせよ、そういう体制をここで作ってしまいたい。
  時が経ち(体制が)変わることもあるかもしれないが。
 →委員会で考え、つくる会で作業する、というように感じる。
 山:会則にもあるが、定期的に編集会議を開く。委員会だけの打合せではなく、
  つくる会と一緒に行う。
 →それならば、なぜ二つなのか。
  委員会の役割とつくる会の役割が同じならば、一つでいいのでは。
 山:逆につくる会メンバーに理事みたいな縛りをしたくない。
  理事は、一年で変わる。理事としての立場で、つくる会の作業に参加する。
  理事会とつくる会の接点となる。
 →次の代になった時に、どちらが危険性が高いかによる。
  三名の理事は、自動的につくる会に入るように決めてしまえばよいのでは。
 →ちなみに去年の広報担当理事は、HiC委員会に入ることになっていた。
 →(組織が)一つでも二つでも、その時の理事によるのでは。
 山:HPは、管理組合の広報活動の一環であり、この場を住民のコミュニケーションに
  利用してもらうことを目的としている。これを円滑に進めるために体制を考えた。
 →それは、(組織が)一つでも二つでも、できるのでは。
  それぞれの会の違い、目的の差が判らない。
  どちらでもよいが、今後のことを危惧しており、それを考えると一つがよいのかも。
 →ガーデニングで理事会と関わってきたが、過去には、高圧的で(ガーデニングの会を)
  理事会の下部組織だとして指示してきた人もいた。
  HiCの破綻の原因の一つとして、知識のある人が一人がすべて行い、他のメンバーの
  意見が通らないこともあった。(組織は)一つの方が安心と思う。
 山:実体としては、運営委員がやることは、会則にもあるが、
   理事会と連絡調整の上、HPの作成・更新を行う。
   HP作成・更新の取り進めにあたっては、つくる会メンバーとともに、
   定期的に編集会議を開催し、HP掲載内容について打合せ、決定する。
   なお委員は、作業分担においてつくる会メンバーに過度な依存がないように留意する。
   としており、フラットな構造にしている。
 →そのことは、三名の理事に役割として与えればできること。
  委員会としてあれば、わかりやすいこともあるが。
 →防災や環境は、別の体制にはなっていない。
  緑の環境委員会は、担当理事が入って一緒にやっている。
 →責任をつくる会に持たせるわけにいかないので、委員会を作ったのだと思う。
  だが仕事の内容は同じ。それなら一つでもいいのでは。
  責任は理事会が持つが、(理事会が口を挟まないように)ある程度の縛りは必要。
  広報担当理事2名、副理事長1名が、つくる会に入るようにしておき、
  本当に興味がなければ入れなくてもいいが。
 山:つくる会に理事が入った形でスタートさせたい。
  実体としては、一つの場合と変わらないつもりだったが、(皆さんの)意見が
  分かったので、再構成を考える。
 →委員長は、代表としてボランティアメンバーから交代でやってもよいのでは。
  根付かせるためには、立ち上げメンバーが、(期が変わっても)しばらく関わって
  いくのが望ましい。
 →つくる会に与える権限、責任の所在を入れれば問題ないと思う。
 山:理事3名が、つくる会に入るように再構成を考える。
2.投稿について
 ・投稿を受け付けつけたあと、掲載までの運用のほかに、投稿者への返信も必要。
  誰が、どのようにするか。また、事務局用のアドレスも必要。
 →すでに一つ使用可能なアドレスあり。info@heimnohiroba.ciao.jp
 ・投稿内容がアイデア系なら掲載方法を検討し、情報系ならHOTな話題に出す。
 ・よく一般サイトにある掲示板のように、やり取りを投稿で掲載もできる。
  ○○さん(投稿者のハンドルネーム)から投稿ありました、
  などとしてもいい。
 ・HOTな話題に出す際にカテゴリの選択で新着記事にも出す。
 ・投稿してみようページの文言で「~情報共有サイトです」は、不要
 →冗長部分を削除する。(対応済)
3.我が家のペット自慢について
 ・新たに「我が家のペット自慢」というコーナーを設置したい。
 →一覧表でも大きな写真をスライドショーにするのもできる。
  インスタグラムと連動して掲載できるプラグインがある。
  個人のインスタグラムにアップした画像にハッシュタグ(#)を付けることで、
  同時に掲載される。(http://shingu.net/でも利用している)
  不適切な画像がアップされた場合は、削除可能。
  コードネームは載らない。写真のみ。
 →自動的に掲載され、手間もかからず更新されるのがよい。
 →若い人が参加しやすいし、参加している実感がある。
 →インスタグラム連動設置(西さん)対応済
  バナー作成(鈴木さん)対応済
 →インスタグラムは、掲載された写真から投稿者をたどり、別の写真も全部
  見ることができる。それがいやでハッシュタグを付けないようにしている。
 →それをできないようにする方法の有無は、不明。
  本来、公開することを前提にしたアプリ。
4.探し物コーナーについて
 ・明らかに住民のものと思われる落とし物(ハイムの鍵、洗濯物など)や、
  保護した動物や探しているペットなどの情報交換の場としてあるとよい。
 ・現在設置されているバナーの文言「拾い物、探し物」だと、無くしたものを
  探している以外に、欲しくて探しているものという意味にもとれる。
 →落とし物だけを対象とすると利用数が少なくなるので、ゆるく幅広いほうがいいのでは。
 ・投稿と同じような作りにできる。
 →掲載作業が必要になる。
5.その他
 ・QRコードをサイトに設置することで、スマホからの利用が容易になる。
 →QRコードをサイトに設置(西さん)対応済
 ・旧HPで電子図書館あり。基本的に書籍のコピーは、著作権法上、問題があるので、
  新HPでの掲載は、控えたい。
以上

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