議事録(2018/02/03)

杉山さんに作っていただいた議事録です。
リニューアル打合せ 議事メモ
開催日:2018/2/3  場所:集会室洋室
参加者:池原、駒形、鈴木、渡邉、渡辺、山根、杉山
議事内容:
1.ハイムのひろば管理・運営の指針について
 本日2/3理事会にて「ハイムのひろば管理・運営の指針」が承認された。
 その所管(2)にあるように、つくる会メンバーを募集する。
 ぜひチャーターメンバーに応じていただきたい。
 指針の2.所管(2)理事会は、「ハイムのひろば」を運営するための組織として、住民から公募したメンバーによって構成される「ハイムのひろばをつくる会」を設け、「ハイムのひろば」の運営実務を委託する。
 原則として掲載する情報は、一般へオープンなものとするが、内容によって(理事会マター、ハイム住民に帰属するものなど)は、アクセスに制限をつける。(3.公開・掲載基準(1))
 掲載基準(2)は、ネガティブリストで、これ以外は基本的に掲載する。(公開・掲載基準(2))
 グレーなものは、相談する。(3.公開・掲載基準(3))
 個人情報は、サービス提供目的でのみ利用する。(4.個人情報利用目的)
 「ハイムのひろば」へのリンクは自由だが、内容の無断転載は禁止する。(5.ホームページの転載)
 データを置くサーバはロリポップをレンタル。(7.接続管理)
 旧来のものは、すぐ閉じずにしばらくは両方見られるように検討中。
 掲載情報によって生じた損害の責任は一切負わない。(8.免責事項)
 これを土台に充実したものを作っていきたい。
2.新規追加部分について
 いろいろなアイデアが形になってきているが、つくる会として一つ一つ吟味する必要がある。
・つくる会のホームページが西さんによって作られている。
 http://heimnohiroba.ciao.jp/tsukurukai/
 Webベースで打合せ、情報共有できる。コミュニケーションに漏れがなくなる。
 賛同されれば、活用していきたい。
 →管理画面にログインできるようにする。(山根さん→西さん対応済)
・フォトコンテスト、ペット自慢は、やるやらないを検討する。
・まずは、メニュー、バナー、3PRの基本部分の運用を決めるのが先。
・パスワードで保護する情報の基準は?
 →以前は、ルール&施設使用、ハイムクラブカレンダー
  ハイムクラブのカレンダー(PDF)は、希望者のみ電話番号を載せている。
・連絡先をHPに載せるかどうか意向がわかっていないので次のページは、鍵をかけている。
 ・ハイムクラブの一覧(ハイムに暮らす-ハイムクラブ)
 ・ハイムクラブの各ページ(上記一覧、または、TOPページのハイムクラブの表からリンク)
 今後は、日程の表よりも下の部分(代表名、電話番号が載っている部分)を白紙にしてオープンにする。
→HPに連絡先をどのように載せるか各クラブに確認するため、
 カレンダー担当の佐川さんに各クラブへの通知を依頼する。(渡辺さん対応中)
 また、Web用のPDFを現状、管理事務所で紙をスキャンしているため、
 原稿を管理事務所に送付する際にCCでWeb担当にも送付してもらう。
→掲示板専用のアドレスを作成する。(ドメイン切り替え確認中のため、そのあとに作成)
・ハイムを支える(防災、植栽、設備)
 ここを固定的な内容にして、ブログ的な情報を分けて載せるために隣に「NEW!お知らせ」を設けてみた。
 →「NEW!お知らせ」には、何を載せるのか。ネーミングだけでは、新着記事と区別がつきにくい。
  防災などは、そんなに載せるものはない。
  インフラ関係は、理事会からのお知らせでいいのでは。
  ハイムクラブならHOTな話でよい。
 →「NEW!お知らせ」については、今後も検討する。
 →防災、植栽の記事は、担当理事に情報提供を2月中旬までで依頼しているが、
  リマインドで委員にも話してもらうように再度依頼する。(山根さん対応済)
・イベントカレンダーの用途は?
→イベントの日付に該当ページへリンクさせている。
 カレンダーの下にそのイベントが表示される。
 お試しで載せているので、利用するかは検討する。
・ペット自慢
 インスタグラム利用で簡単に載せられる。若い世代に広げられるツール。
 その人のアカウントに入って、そちらの写真を見られる。
 →見られたくない場合は、専用のアカウントで投稿する。
・ペットクラブ
 地域の人にも募集のチラシを配ってもいいのか?
 →自然発生的に入ってくるのはいいが、わざわざ宣伝するのはどうか。
  まずは、ハイム内部で軌道に乗せてからでは。
3.分担ほかについて
 メンバーそれぞれが、やりたいこと、できること、優先順位、生活リズムが
 異なる中で、無理のないように関わることが大事。
 ・仕事の内容がリストアップしてあれば、(新メンバーを)誘いやすい。
 ・ワードプレスの権限を分けられるので、限られたメンバーを編集者にするなど、
  それぞれのやりたいこと、やれることで分ける。
 ・つくる会メンバー募集チラシを確認。
  申し込み用紙の内容は検討する。(山根さん対応済)
以上

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