議事録(2018/02/17)

杉山さんに作成いただいた議事メモです。
「ハイムのひろば」をつくる会 第一回打合せ 議事メモ
開催日:2018/2/17  場所:集会室洋室
参加者:池原、駒形、齋藤、西、渡邉、渡辺、山根、杉山
議事内容:
1.本日の趣旨説明(山根さん)
 本日「ハイムのひろば」をつくる会を発足する。
 開催案内をメールした11名(東、池原、上原、駒形、齋藤、鈴木、西、渡邉、渡辺、山根、杉山)に
 運営指針を確認した上で応募いただいており、チャーターメンバーとしてHPの運営実務を担っていただく。
2.自己紹介
3.会の基本的な運営方針について(山根さん)
 ・この会は、自由意志で参加するものだが、メンバーの提案や意見を聞いてまとめる世話人の役割をする
  コーディネーターが必要と考える。
 →山根さんが理事ということもあり自ら手を挙げメンバーの賛同にて決定。
 ・WordPressの功労者は西さんであり、今後、支障なく進めるには、優れた経験をお持ちで、
  どういうことができるか、どのようにやればよいかを判断できるので、
  グランドデザイン(設計)の役割を担って技術的な部分に注力していただきたい。
 →ご自分の経験からの提案は可能ということで、西さんにご了承いただいた。
 ・パスワードの言葉を決めるなど、それをしないと進めないようなことを全員に図るのではなく、
  幹事2,3名で事務的に決めて進めてはどうか。
 →西さん、山根さん、杉山の3名が幹事に決定。
4.サイトのリニューアル状況の確認
 ・コンテンツを一つづつ画面で確認。
5.サーバー切り替えの状況
 現行サイトは、HPBSに構築、公開していたが、今後は、ロリポップサーバに構築し、公開しようとしている。
 http://heimnohiroba.com/ の独自ドメイン名をロリポップサーバで使うために移管作業している。
 移管完了すると現行サイトが見られなくなってしまうため、ロリポップサーバで見られるようにしようとしている。
 独自ドメイン名を新サイトで継続する前提。
 移管→ロリポップサーバで有効にする。
 独自ドメインは、サブドメインが作成できる。
→同じサーバ内にフォルダを分けておく。
 3月いっぱいは、ロリポップサーバで、旧サイトも見られるようにしておく。(新旧併存)
 仮に4月に新サイトを公式オープンするときにドメイン切り替えをする。
 旧サイトの閲覧数は、20件/日くらい。急に見られなくなるのはよくないので、一か月は維持する。
 只今、ドメイン切り替え中で約一週間、旧サイトが見られない状態。
 本件は、エントランス掲示板にて告知している。
 旧サイトそのものは、新サイト立ち上げで、やめる予定だが、新サイトで何が起こるかわからないので、
 一時的に平行運用する。
6.つくる会サイトについて
 情報共有のためにつくった。すでに議事メモなどを掲載している。
 今後、確認事項もここを活用していく。
7.正式オープンまでにやるべき項目の確認
 ・メニューは、現在の4つ(ホーム、ハイムのHOTな話、ハイムに暮らす、ハイムを支える)で進める。
 ・言葉を合わせるために、頭に「ハイム」をつけたが、ハイムのHOTな話には、ハイム内のことだけしか載せない?
 (近隣の話題はNG?)
 →ハイム住人に関係があればOK
 ・植栽の内容が相変わらずだが。
 →担当理事に依頼したが、掲載するものはない。との回答。
  緑の環境委員会の最新活動報告を提供いただこうと思う。
  文書でまとめられたものがあれば、どのように載せるか判断する。
  再度、その旨、担当理事に依頼する。(山根さん)
  なお、防災は、2月末までに写真含め原稿を提供いただける予定。
 ・オープンまでの縛りではないが、理事長より「ハイムだより」を創刊から載せてほしいとの要望あり。
  時間がかかる前提ではあるが、実施する。
  旧サイトからの引越し方法を確定してから作業する。
 ・ハイムクラブの電話番号などの記載をどうするかは、各クラブ代表に確認中。
  返事がきたところは、反映済。
   ハイムに暮らす – ハイムクラブ – 一覧表  (〇は、済)
 ・新サイトは、もうこれで(公開しても)良いのでは。
  理事会メンバーや新メンバーに見てもらって感想を聞いてみては。
 ・あとは、投稿されたときに対応体制。
 ・投稿を受けるメールは全員が受ける。
 ・ドメインが切り替わったら、投稿を受けるメルアドの変更が必要。
 ・「投稿してみよう」のバナー作成中
 ・プロジェクトやタスクが出てきたときに、誰がやるのか決めるのはどうか。
  初めから担当を決めると作業量が偏重しかねない。
  例えば、過去のハイムだよりの掲載をメンバーで手分けするとか。
 ・1~2週間交替でやるというのもあり。
 ・投稿があって、ダメな(掲載できない)場合、あまり時間を置かずに先方にフィードバックが必要。
 ・投稿があったら、24時間以内にダメとの意見が出なければ、その月や週の担当者が掲載するなどでどうか。
 ・どのくらいの期間で持ち回るかは、始まってからでないとわからない。
 ・正式オープンをハイムだよりでお知らせするのがよい。
 ・エントランス掲示板の掲載をどうするか。
 →持ち回りでよいのでは。
  現状は、HiCの箱に掲示する紙が入れられており、管理事務所のコピー機でスキャンして
  自分宛てに送信、PDFになる。それを新サイトに載せている。(旧サイトは佐々木さんが掲載)
 ・掲示板の掲載を事務所に依頼するときは、データで送付することが大半なので、こちらにも送付して
  もらえるとよい。
 →その場合は、専用アカウントを作成してそちらへ。
 ・ID発行について
  これまで全員のユーザ登録を管理者にしていたが、今後は、投稿と編集の作業がメインになる。
  アカウントの乗っ取りなどのリスクを下げるために、幹事のみ管理者とし、皆は、編集者とする。
8.その他
 ・この度、退職される管理員の巻田さんは、暖かくなったころに車で日本一周の旅に出られるとのことで、
  HPへの投稿を依頼し、快諾いただいた。
 ・新規に応募された3名の方は、投稿に興味をお持ちのよう。
 ・東さんは、投稿面でサポートいただく。
 ・次回会合は、従来通り予約状況をみて日程調整の上連絡する。
以上

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